وقتی کسب و کار خودتان را اداره می کنید، همزمان فروشنده، حسابدار، بازاریاب و پشتیبان هستید. هر بخش توجه می خواهد، هر کاری بیشتر از تخمین شما طول می کشد و آخر روز با فهرستی روبه رو می شوید که تقریبا دست نخورده مانده. مشکل معمولا کم کاری نیست. مشکل این است که ساعت های شما صرف کارهایی می شود که نتیجه ای برای کسب و کار نمی سازند.
مدیریت زمان با انتخاب یک اپلیکیشن یا یک تکنیک معروف شروع نمی شود. با فهمیدن اینکه زمان شما واقعا کجا می رود شروع می شود. در این مقاله یک مسیر پنج مرحله ای می بینید که می توانید همین هفته اجرایش کنید، به علاوه معیار انتخاب تکنیک مناسب کار خودتان و روش محافظت از تمرکز در برابر مزاحمت ها.
مدیریت زمان واقعا یعنی چه؟
مدیریت زمان یعنی تصمیم گیری آگاهانه درباره اینکه ساعت های محدود شما صرف چه کاری شود. توجه کنید که موضوع اصلی زمان نیست، انتخاب است. شما نمی توانید روز را طولانی تر کنید، اما می توانید تعیین کنید کدام کارها اصلا انجام نشوند. بیشتر افرادی که احساس کمبود وقت می کنند، فهرست کارهایشان بزرگ تر از ظرفیت واقعی روزشان است و هیچ وقت این تناقض را به صورت مستقیم حل نکرده اند.
چرا بیشتر برنامه های مدیریت زمان بعد از یک هفته رها می شوند؟
چون برنامه ای نوشته می شود که برای یک روز ایده آل طراحی شده، نه برای روز واقعی. در روز واقعی مشتری زنگ می زند، سفارش عقب می افتد و یک مشکل پیش بینی نشده دو ساعت وقت می گیرد. برنامه ای که هیچ زمان خالی ندارد، با اولین اتفاق غیرمنتظره فرو می ریزد و بعد از دو سه بار شکست، آدم کلا رهایش می کند. راه حل ساده است: هر روز دست کم بیست درصد از ساعت های کاری را خالی نگه دارید. این زمان بافر، همان چیزی است که برنامه را زنده نگه می دارد.
هزینه پنهان جابه جایی بین کارها چقدر است؟
مغز شما نمی تواند دو کار فکری را همزمان انجام دهد. کاری که به آن چندوظیفگی می گویید، در عمل جابه جایی سریع بین کارهاست و هر بار جابه جایی هزینه دارد. بعد از هر وقفه، چند دقیقه طول می کشد تا دوباره به همان عمق تمرکز قبلی برگردید. اگر روزی بیست بار بین پاسخ به پیام و کار اصلی جابه جا شوید، بخش بزرگی از روزتان صرف بازگشت به تمرکز شده، نه صرف کار. همین یک نکته توضیح می دهد چرا با وجود هشت ساعت حضور، احساس می کنید کاری پیش نرفته.
قبل از هر تکنیکی چه کاری باید انجام دهید؟
هیچ تکنیکی بدون داده جواب نمی دهد. قبل از انتخاب روش، باید بدانید زمان شما الان کجا می رود. تقریبا همه ما تخمین اشتباهی از این موضوع داریم و معمولا زمان صرف شده روی کارهای کوچک را کمتر از واقعیت حدس می زنیم. ممیزی زمان این تصویر را واقعی می کند و معمولا نتیجه اش برای خود آدم غافلگیرکننده است.
ممیزی زمان چطور انجام می شود؟
به مدت پنج روز کاری، هر بار که کاری را شروع یا تمام می کنید، ساعت و عنوان کار را در یک دفترچه یا فایل ساده بنویسید. لازم نیست دقیق تا دقیقه باشد، بازه های پانزده دقیقه ای کافی است. پنج ستون بسازید: کار مربوط به فروش، کار مربوط به تحویل خدمت یا محصول، کار اداری و مالی، کار بازاریابی، و کارهای متفرقه. آخر هفته جمع هر ستون را حساب کنید. همین یک جدول ساده، پایه تمام تصمیم های بعدی شماست.
داده های یک هفته چه چیزی نشان می دهند؟
معمولا سه چیز. اول، کارهای اداری و پاسخگویی پراکنده سهم بسیار بیشتری از تصور شما دارند. دوم، کارهایی که مستقیم درآمد می سازند کمترین سهم را می گیرند، چون همیشه به تعویق می افتند. سوم، ساعت هایی از روز وجود دارد که در آنها تمرکز شما به وضوح بهتر است. این سه یافته به شما می گوید چه چیزی باید حذف شود، چه چیزی باید جلوتر بیاید و بلوک های تمرکز را در کدام ساعت بگذارید.
چطور کارها را اولویت بندی کنیم؟
بعد از ممیزی، فهرست کارهایتان را بردارید و هر کار را در یکی از چهار خانه بگذارید. این کار ده دقیقه وقت می گیرد و بیشترین تاثیر را روی هفته شما دارد، چون تصمیم های سختی را که مدام عقب می اندازید مجبور می شوید همان جا بگیرید.
ماتریس فوریت و اهمیت چطور کار می کند؟
دو محور دارید: فوری بودن و مهم بودن. کارهای فوری و مهم را همین امروز انجام دهید. کارهای مهم اما غیرفوری را در تقویم زمان بندی کنید، چون همین خانه است که رشد کسب و کار در آن اتفاق می افتد و همیشه قربانی می شود. کارهای فوری اما کم اهمیت را به شخص دیگری بسپارید. کارهای نه فوری و نه مهم را حذف کنید. نکته کلیدی این است که خانه دوم بدون زمان بندی مشخص هیچ وقت انجام نمی شود. تعیین اهداف مشخص و قابل اندازه گیری کمک می کند بفهمید کدام کارها واقعا در این خانه قرار می گیرند.
قانون حذف، تفویض یا خودکارسازی چیست؟
برای هر کار تکراری سه سوال بپرسید. اول: اگر این کار انجام نشود چه اتفاقی می افتد؟ اگر پاسخ «هیچ اتفاق مهمی» بود، حذفش کنید. دوم: آیا کسی دیگر می تواند این کار را با هشتاد درصد کیفیت من انجام دهد؟ اگر بله، بسپارید. اصرار بر صد درصد کیفیت در کارهای کم اهمیت، گران ترین عادت صاحبان کسب و کار کوچک است. سوم: آیا این کار هر بار به یک شکل تکرار می شود؟ اگر بله، قابل خودکارسازی است. هر کاری که از این سه فیلتر رد شود، فقط آن باید در تقویم شما جا بگیرد.
کدام تکنیک مدیریت زمان به کار شما می خورد؟
تکنیک ها ابزار هستند، نه راه حل. انتخاب اشتباه ابزار باعث می شود فکر کنید مشکل از شماست، در حالی که فقط ابزار با نوع کارتان نمی خواند. سه تکنیک پرکاربرد را بر اساس شرایطی که در آن جواب می دهند مرور می کنیم.
تکنیک پومودورو برای چه نوع کاری مناسب است؟
پومودورو یعنی بیست و پنج دقیقه کار متمرکز، پنج دقیقه استراحت، و بعد از چهار دور یک استراحت طولانی تر. این روش برای کارهایی عالی است که شروعشان سخت است و شما مدام به تعویقشان می اندازید: نوشتن، حسابداری، پاسخ به ایمیل های انباشته. بازه کوتاه، مقاومت ذهنی را می شکند چون قول داده اید فقط بیست و پنج دقیقه ادامه دهید. برای کارهایی که نیاز به تمرکز عمیق و طولانی دارند مناسب نیست، چون زنگ تایمر خودش یک وقفه است.
تایم باکسینگ چه زمانی بهتر جواب می دهد؟
در تایم باکسینگ به جای فهرست کارها، هر کار را در یک بازه مشخص از تقویم می گذارید. مثلا نه تا یازده صبح فقط تماس با مشتریان، یازده تا دوازده کارهای مالی. این روش برای کسانی که کارهای متنوع و متفاوت دارند بهتر از فهرست کار عمل می کند، چون فهرست هیچ وقت نمی گوید کاری کی باید انجام شود. یک قدم عملی: هفته ای یک تا دو ساعت را برای برنامه ریزی هفته بعد رزرو کنید. همین دو ساعت، بقیه هفته را نجات می دهد.
گروه بندی کارهای مشابه چه مشکلی را حل می کند؟
گروه بندی یعنی همه کارهای هم جنس را در یک بازه انجام دهید. به جای پاسخ دادن به پیام ها در طول روز، سه بازه مشخص برای آن تعیین کنید. به جای تولید محتوا هر روز، یک روز در هفته را به آن اختصاص دهید و چند محتوا را با هم بسازید. این روش دقیقا همان هزینه جابه جایی بین کارها را حذف می کند و در عمل بیشترین سود را برای صاحبان کسب و کار کوچک دارد. داشتن یک برنامه محتوایی مشخص، همین منطق را روی بازاریابی شما پیاده می کند.
چطور از زمان خود در برابر مزاحمت ها محافظت کنیم؟
بهترین برنامه هم اگر از آن محافظت نکنید بی فایده است. محافظت یعنی دو کار: کم کردن وقفه های بیرونی و روشن کردن انتظارات دیگران از میزان در دسترس بودن شما. هر دو با چند تصمیم ساده قابل اجرا هستند و نیازی به ابزار خاصی ندارند.
چند قانون ساده برای جلسات کدام اند؟
چهار قانون که حتی برای کسب و کارهای یک نفره هم کار می کند. هر جلسه باید موضوع مشخص داشته باشد، وگرنه جلسه نیست و صرفا گفتگوی دوستانه است. هر جلسه باید زمان پایان داشته باشد و آن را رعایت کنید. اگر موضوعی خارج از دستور جلسه مطرح شد، آن را به وقت دیگری موکول کنید. و اگر در جلسه ای نقشی ندارید، شرکت نکردن گزینه محترمانه ای است. همین چهار قانون معمولا چند ساعت در هفته آزاد می کند.
چطور بدون از دست دادن مشتری «نه» بگوییم؟
نه گفتن مهارت است، نه بی ادبی. فرمول ساده اش سه بخش دارد: تشکر، پاسخ روشن، جایگزین مشخص. مثلا: «ممنون که به من فکر کردید. تا آخر این ماه ظرفیت پروژه جدید ندارم، اما از پانزدهم ماه بعد می توانم شروع کنم». یا: «این خدمت خارج از تخصص من است، اما می توانم شما را به فرد مناسبی معرفی کنم». پاسخ مبهم و کش دار بدتر از نه گفتن است، چون مشتری منتظر می ماند و اعتمادش را از دست می دهد. شفافیت درباره ساعت کاری و روش ارتباط، از ابتدا بیشتر مشکلات را حل می کند و بخشی از ارتباط موثر با مشتری است. مرزنداشتن در بلندمدت به فرسودگی شغلی ختم می شود و آن نقطه ای است که دیگر هیچ تکنیکی کمک نمی کند.
کدام کارها را باید خودکار کرد؟
هر کاری که تکراری است و هر بار به یک شکل انجام می شود. یادآوری قرارها، ارسال پیام خوشامد به مشتری جدید، ثبت اطلاعات تماس، صدور فاکتور و پیگیری های ساده. راه اندازی اولیه یک یا دو ساعت وقت می گیرد اما در چند هفته خودش را جبران می کند. برای شروع، از پرتکرارترین کار روزتان شروع کنید نه از پیچیده ترین آن. نگهداری منظم اطلاعات مشتریان با یک سیستم CRM اولین قدم منطقی است و اتوماسیون هوش مصنوعی امروز بخش زیادی از این کارها را برای کسب و کارهای کوچک هم در دسترس کرده است.
نتیجه گیری
مدیریت زمان یک استعداد ذاتی نیست، یک سیستم است که ساخته می شود. مسیرش هم روشن است: یک هفته ممیزی کنید تا بدانید زمانتان کجا می رود، کارها را در ماتریس فوریت و اهمیت بچینید، هر کار تکراری را از فیلتر حذف و تفویض و خودکارسازی رد کنید، تکنیکی را انتخاب کنید که با نوع کار شما بخواند و در نهایت از بلوک های تمرکز خود محافظت کنید.
از یک تغییر شروع کنید، نه از همه آنها. اگر فقط پاسخگویی به پیام ها را به سه بازه مشخص در روز محدود کنید، تفاوتش را همین هفته می بینید. برای کسب و کارهایی که بخش زیادی از زمانشان صرف معرفی و دیده شدن می شود، سپردن این بخش به یک تیم بیرونی هم یک تصمیم مدیریت زمان است. بیزی لوک هم یکی از گزینه هایی است که با تمرکز بر معرفی کسب و کار، خدمات تولید محتوا و خدمات دیجیتال مارکتینگ، می تواند در این مسیر همراه شما باشد.
لطفا نظرات و پیشنهادات خود را برای ما و دیگران به اشتراک بگذارید.
برای دریافت مشاوره در قسمت "تماس با ما" در ارتباط باشید.
